Современное государственное регулирование делопроизводства

Кроме того,

созданием АСУ, целью изучения до­кументопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значи­тельных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документа­ции, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;

• организацию документов с различными носителями на ос­нове общей классификационной схемы;

• устранение дублирования информационных и документационных потоков;

• унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их пере­дачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или от­дельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются

* Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ, — М.: Статистика, 1970, с.295.

службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие ор­ганизационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреж­дения, а в инструкции по работе с документами они закрепля­ются вторично (см. гл. 8).

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Основные правила организации документооборота в учреждении

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и .рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;